Tout savoir sur le contrôle des factures de transport.

Pas de contrôle facture efficace sans la bonne donnée.

L’absence de visibilité consolidée sur la dépense transport conduit à des erreurs de perception et à des dérives de coûts qui s’installent durablement et face auxquelles les entreprises sont souvent impuissantes, car aveugles.

C’est là que l’automatisation du contrôle des coûts du transport du fret entre en jeu.

La généralisation de l’usage des TMS, qui intègrent nativement le contrôle des factures de transport, a démontré la volonté pour les entreprises de saisir ce levier de la digitalisation pour optimiser le pilotage de la performance de leur transport.

Mais les TMS ont plusieurs limitations majeures :

• Une complexité inhérente à la facturation des transporteurs (grilles tarifaires multiples, surcoûts, spécificités…) mal maîtrisée par le TMS.
• Un volume de données toujours plus large, et des données pas toujours fiables et éparpillées entre de multiples acteurs et systèmes d’information.
• Les TMS demandent une expertise forte pour maîtriser la gestion des tarifs et calculer les montants contractuels afin de mettre en évidence les écarts de facturation.
• Les TMS ne gèrent pas l’émission des avoirs et leur recouvrement.

Difficile avec le seul TMS d’effectuer contrôle des factures transport exhaustif et d’avoir une vision globale consolidée et claire de la dépense consacrée au transport.

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Aujourd’hui, de nouvelles plateformes viennent s’ajouter aux TMS avec un principe simple : avant de contrôler les factures de transport, il faut s’assurer de la fiabilité et de l’exhaustivité de la donnée transport.

Ces services de contrôle des coûts de transport deviennent alors les meilleurs alliés des équipes transport : elles les délestent de la charge de l’exploitation des données afin qu’elles se concentrent sur la prise de décision et la réduction des dépenses.

Comment mettre en place une solution de contrôle des factures transport ?

Le déploiement d’une solution de contrôle des factures transport commence par la collecte et le traitement de la donnée :

• Factures
• Grilles tarifaires
• Fichier des expéditions
• Ordres de transport
• Contrats
• Conditions d’application
• …

L’intégralité des données est collectée et centralisée au cœur d’un seul référentiel unique au sein duquel des équipes d’experts derrière la solution pourront les traiter. Suivant la maturité digitale de l’entreprise et de ses transporteurs, cette collecte peut prendre plusieurs formes :

• Lorsque les données sont déjà digitalisées, un transfert via EDI (échange de données informatisé) peut être mis en place pour les acheminer automatiquement vers un espace centralisé qui constituera donc la base de travail des experts de la solution.

• Lorsqu’elles ne sont pas disponibles par ce biais (il s’agit alors souvent de fichiers Excel, PDF, texte, …), ils doivent manuellement les transformer afin qu’elles puissent être paramétrées.

Durant cette phase de paramétrage, elles sont nettoyées, normalisées et homogénéisées afin de constituer une base propre et fiable. C’est aussi lors de cette étape qu’elles sont validées : Les détails de chaque prestation de livraison (montant transport, part gazoil, spécificités de livraison et surcoûts…) sont passés en revue en collaboration avec l’entreprise et ses transporteurs et sont paramétrés pour définir les règles de facturation précises qui vont régir le contrôle de la dépense transport.

C’est là que le contrôle des factures va jouer un rôle majeur en articulant les données entre elles pour identifier automatiquement les écarts entre les prestations facturées et celles qui ont été réellement effectuées, telles que le prévoyait le contrat.

À titre d’exemple, on peut citer le cas du doublon d’ordres de transport :

Lorsqu’un client passe deux commandes à la même enseigne dans un court intervalle de temps, deux ordres de transport différents seront émis et facturés par le transporteur. Le donneur d’ordre est donc facturé deux fois, pour une prestation de livraison vers la même destination, le même jour… La consolidation des livraisons va permettre de détecter ce genre d’incohérences et de régulariser rapidement ces situations qui pèsent sur la dépense.

Surcoûts, dépense totale, répartition par flux… L’ensemble de ses données peut être visualisé via un tableau de bord, accessible et clair, qui permet d’en extraire instantanément tous les enseignements clés.

Des bénéfices à tous les niveaux de l’entreprise.

Le premier bénéfice, qui se fait sentir très rapidement, se matérialise donc bien sûr sur le ROI, avec des économies qui atteignent en quelques mois jusqu’à 5% de la dépense transport.

Mais ce n’est pas tout. Les données, valorisées à travers la solution, vont autoriser de meilleures prises de décisions stratégiques jusqu’au plus haut niveau de la chaîne :

• Négociation contractuelle, appels d’offres, ingénierie des flux… Sur la base d’informations fiables et facilement accessibles, les directions d’entreprises peuvent profiter d’une vision claire et exhaustive des conditions du marché et réagir rapidement et de façon pertinente à ses évolutions.

• Au niveau managérial, la visualisation dynamique et adaptive des résultats (écarts par catégorie, recouvrement…), va permettre au quotidien un processus de contrôle exhaustif de la dépense et du respect des conditions tarifaires et contractuelles. En étant capable d’accéder facilement aux indicateurs clés de performance et de rentabilité, il est aussi bien plus aisé de valoriser les missions et la performance individuelle et collective au sein des équipes.

• À un niveau opérationnel, certaines solutions de contrôle des factures transport proposent des plateformes collaboratives dédiées à la récupération des avoirs. Intégrées aux solutions, elles sont accessibles à la fois du côté du chargeur, qui va remonter automatiquement les écarts de facturation identifiés, et du côté du transporteur, qui va pouvoir en valider le caractère injustifié et délivrer un avoir en réparation. En bénéficiant ainsi du même niveau d’information, chargeur et transporteurs voient leurs échanges grandement facilités.

Une vision consolidée de la dépense transport, accessible en un coup d’œil.

L’intérêt d’une solution de contrôle des factures réside dans ses outils de reporting et de visualisation. En un coup d’œil, l’ensemble des données est rendu accessible et intelligible, permettant à l’utilisateur d’avoir une vision globale consolidée et fiable de la dépense transport, et de repérer automatiquement toute anomalie de facturation.

Les équipes peuvent ainsi se consacrer à utiliser toutes ces données disponibles pour prioriser leurs plans d’amélioration et agir concrètement sur l’optimisation de la dépense.

En résumé, l’apport d’une solution de contrôle des factures transport se compte à la fois en termes de ROI, avec des économies rapides, réelles et durables, et en termes d’agilité opérationnelle et stratégique. En capitalisant sur les capacités étendues d’un tel outil, il devient facile d’explorer et de modéliser les données d’une entreprise afin d’agir concrètement sur l’optimisation de l’ensemble de l’activité transport, sur la base d’informations fiables et exploitables.

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Exemple de Tableau de bord Invoice Control

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