Piloter les coûts du transport : méthode, données & indicateurs clés10 min

Alors que l’inflation frappe les entreprises sur tous les fronts, la dépense dédiée au transport de marchandises, qui peut représenter jusqu’à 10% de leur dépense globale, s’impose désormais au cœur des enjeux de rentabilité

Auparavant souvent perçue comme une commodité dont le prix était facilement contenu par le biais d’un levier achat exploité à outrance, et pour laquelle le pilotage était pour le moins approximatif, l’activité transport revêt aujourd’hui une importance plus stratégique que jamais.

Aujourd’hui, dans un marché défavorable pour les chargeurs, les économies sont plus complexes à aller chercher. L’urgence pour les équipes transport est de maîtriser et de réduire les coûts.

Notre guide complet du pilotage des coûts de transport côté donneurs d’ordres :

👉 Quels sont les KPIs, les indicateurs clés ?
👉 Comment identifier les pistes d’optimisation ?
👉 Comment détecter les dérives de coûts ?
👉 Comment piloter concrètement la dépense transport et identifier des économies tangibles pour l’entreprise ?

Préambule : l’incontournable donnée transport.

On ne peut pas évoquer le sujet du pilotage des coûts sans passer au préalable par celui de la donnée transport.

Aujourd’hui, agilité, flexibilité, résilience, sont des notions qui reviennent régulièrement s’imposer au cœur des enjeux de performance et de rentabilité des entreprises. Sur ces sujets, soyons clairs, rien ne pourra être fait, ou bien fait, sans que celles-ci soient en capacité de s’assurer de la disponibilité et de la maîtrise de données fiables, intelligibles, actionnables.

La collecte et le traitement des données sont des étapes fondamentales. Elles permettent de créer une base de travail dont la fiabilité sera déterminante dans le succès d’une démarche d’optimisation des dépenses (et c’est aussi bien sûr valable pour tout autre enjeu que l’on ambitionne de piloter). Ce n’est, là déjà, pas chose facile, particulièrement sur le front du transport de marchandises.

On le sait, le transport est loin d’être le secteur le plus mature en termes de digitalisation et de maîtrise de la donnée. Et plus l’organisation est vaste, plus le processus est complexe.  

Quand certaines entreprises peuvent recourir à des dizaines de transporteurs, qui fonctionnent tous selon leurs propres méthodes de traitement de l’information (et on parle bien souvent de fichiers Excel approximatifs), la collecte et la normalisation des données apparaissent pour leurs équipes transport comme des montagnes impossibles à gravir.

Pourtant, équipés des bons outils, armés des bonnes méthodes, ils sauront les valoriser pleinement et en extraire des enseignements clés qui viendront alimenter en continu un pilotage minutieux de la dépense.

Piloter les coûts, c’est allier visibilité consolidée et contrôle strict sur la dépense.

Ce n’est donc qu’une fois une base saine et fiable construite que l’on peut réellement ambitionner un pilotage concret des coûts. En la matière, la démarche est simple et peut se distinguer en deux grands enjeux : tirer parti d’une visibilité consolidée sur la dépense et sur l’activité pour repérer les dysfonctionnements et les pistes d’optimisation et mettre place un contrôle automatique et systématique des factures transmises par les transporteurs.

Capitaliser sur une visibilité consolidée et détaillée de la dépense transport

C’est dans leur mise en perspective que va résider toute la valeur réelle des données. Et c’est en tirant parti de la capacité des outils digitaux à pouvoir centraliser et articuler les informations entre elles à un niveau de granularité assez fin que l’on va pouvoir précisément mettre le doigt sur ce qui ne va pas.

Dépense transport : quelles données clés ?
Côté chargeur : Base d’expéditions, informations contractuelles.
Côté transporteur : Grilles tarifaires, factures.

Le premier enjeu, c’est de pouvoir compter sur une vision claire et un suivi précis de l’évolution de la dépense et surtout, sur la capacité à la mettre en rapport avec toutes les variables qui composent le budget initialement défini.

Une vision consolidée de la dépense, cela passe tout d’abord par la possibilité d’en faire un constat fiable et représentatif. Les données normalisées et consolidées autorisent une restitution simple et intelligible des tendances d’évolution de coûts par périmètre (destinataire, par pays ou département, par typologie de flux ou transporteur etc.).

Les indicateurs clés en jeu
Coût/destinataire
Coût/transporteur
Coût/typologie de flux
Coût/BU ou Pays

C’est en capitalisant sur cette vision consolidée, construite à l’aide de la plateforme Sightness, que les équipes transport d’un grand groupe issu du secteur cosmétique, ont pu identifier des dérives récurrentes dans les coûts associés aux expéditions vers certains destinataires. Des surcoûts réguliers occasionnés, après enquête, à des commandes réalisées en urgence du jour pour le lendemain. Il s’est avéré que certains magasins prenaient des libertés vis-à-vis des politiques de passage de commande fixées par le groupe, qui a pris la décision de désormais facturer les commandes générées hors du cadre défini pour ainsi réduire les fréquences de livraison par magasin.

C’est un premier niveau de compréhension qui va permettre la constatation évidente des dérives de coûts : est que je dépense plus avec un transporteur plutôt qu’un autre ? Mes livraisons vers un destinataire ou une localité me coûtent-elles plus cher que celles expédiées vers un/e autre ? 

Ensuite, c’est la mise en perspective avec l’activité et les volumes qui va permettre d’aller creuser au niveau des dérives identifiées pour au final mettre le doigt sur leurs véritables racines.

Il peut s’agir de problématiques relatives aux fréquences de livraison, à la taille ou au poids des expéditions, ou encore à des services particuliers utilisés alors qu’ils ne sont normalement pas prévus par le contrat conclu avec le transporteur.

Les indicateurs clés en jeu
Coût/colis
Coût/kilo
Coût/palette
Coût /livraison
Coût/unité de manutention

Pour illustrer ce propos, on peut citer l’exemple du groupe Kärcher dont les équipes transport, grâce à un travail de fond sur leur donnée à l’aide de la plateforme Sightness, ont pu se rendre compte qu’une partie de leurs expéditions, inférieures à 30 kg, étaient remises à un transporteur dont l’offre de service était pourtant clairement inadaptée.

En clair, on remettait au prestataire des expéditions dont les paramètres logistiques n’étaient pas réellement en phase avec son savoir-faire et avec le service initial prévu dans le contrat. Au final, ces expéditions non conformes représentaient plus de 10% du volume total confié à ce transporteur. Forcément, cela coûte plus cher que prévu !

On le voit ici, c’est bien grâce aux enseignements restitués par la combinaison granulaire de plusieurs indicateurs clés que les équipes sont parvenues à faire ce constat et par la suite, à résoudre ce dysfonctionnement. Après investigations plus poussées, il s’agissait ici d’un manque de précision de l’algorithme partagé avec le prestataire logistique du groupe.

La clé ici, c’est d’être en mesure de comparer facilement les organisations et les flux pour repérer les synergies, les dérives et surtout, identifier leur nature et leur cause racine. C’est la seule voie pour parvenir à terme à anticiper les risques pour être proactif et, ainsi, travailler à l’optimisation plutôt qu’à la réaction.

Mettre en place un contrôle strict de chaque facture transport.

L’autre facette d’un pilotage complet des dépenses réside dans le contrôle de la pertinence de la facturation transmise par les transporteurs.

Cela passe à nouveau par une donnée transport parfaite, intelligible et par la capacité à automatiser un véritable passage au crible de chaque ligne de facture. Un contrôle effectué à la lumière de toutes les données collectées dans les bases d’expéditions, les grilles tarifaires, les informations contractuelles et les factures.

« Automatiser », car on parle ici d’un travail clairement impossible à réaliser à l’échelle humaine. Quand certaines factures peuvent comporter des centaines voire des milliers de lignes, comment imaginer encore être en capacité d’en réaliser une validation fiable sans outils adéquats ? Trop d’équipes transport en sont encore aujourd’hui réduites à collecter et compiler pendant des heures des données hétérogènes desquelles ils ne pourront au final tirer que des constats approximatifs. Encore une fois, rien ne peut être fait sans les bons outils.

Tout l’objet de ce contrôle, c’est donc de repérer et de mettre automatiquement en lumière les écarts existants entre les factures réclamées par les transporteurs et les prestations réellement effectuées pour le compte de leurs clients. C’est ce qui permet de motiver les demandes d’avoir qui peuvent être ainsi réclamées et justifiées aux transporteurs.

En allant plus loin, il s’agit aussi d’identifier précisément les typologies d’écarts et de catégoriser les responsabilités (est-ce un dysfonctionnement côté transporteur où côté donneur d’ordre ?). En clair, trouver d’où provient l’écart et capitaliser sur des données incontestables pour pouvoir comprendre les typologies d’erreurs de factures qui viennent augmenter la dépense de façon récurrente et mettre en place les actions pour les résoudre.

C’est aussi une démarche qui permet de repérer les vides contractuels qui doivent être comblés lors des négociations avec les transporteurs. C’est par exemple souvent le cas en ce qui concerne les problématiques de consolidation des expéditions, une typologie d’erreur qui vient peser régulièrement sur les factures : au lieu de regrouper l’ensemble des expéditions envoyées vers un seul et même destinataire, il arrive souvent que les prestataires logistiques ou transporteurs considèrent et facturent chacune d’entre elles individuellement.

Les typologies d’erreurs régulièrement identifiées
Mauvais prix par rapport au poids donné
Mauvaise grille appliquée
Surcoûts non justifiés

Enfin, on ne peut pas finir sans évoquer la problématique du recouvrement des écarts de facturation détectés, matérialisés en avoirs réclamés auprès des transporteurs. Là encore, l’automatisation est clé et les donneurs d’ordres doivent pouvoir compter sur un suivi juste et précis du statut de chaque demande avec chaque transporteur concerné.

En moyenne, on évalue à 1,5% à 3% de la dépense les économies qui peuvent être ainsi réalisées en une année grâce à la fiabilisation et à la systématisation du contrôle des factures transport.

Cette démarche représente en outre un moyen idéal pour digitaliser, normaliser et centraliser des données fiables sur la dépense liée au transport. Je le redis, c’est une base incontournable si on ambitionne un pilotage pertinent et serein.

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Vous l’aurez compris, en matière de pilotage de la dépense transport, il n’existe pas de KPI magique et unique. Dans leur complexité et leur singularité, les organisations propres à chaque entreprise doivent être perçues à la lumière des données qui constituent pour elle un véritable ADN. Tout est ensuite question de mise en perspective et de granularité dans l’analyse.