Le contrôle de la facturation est un levier majeur de réduction des dépenses liées à l’activité transport d’une entreprise, mais pour être réellement efficace, il se doit d’être parfaitement exhaustif, irréprochable. Aujourd’hui, les possibilités offertes par des solutions de contrôle des factures transport (Freight Audit & Payment*), viennent révolutionner les usages et surtout, les faciliter.
Une réponse au manque de maturité et d’efficience dans le pilotage des coûts.
L’absence de visibilité consolidée sur la dépense transport conduit à des erreurs de perception et à des dérives de coûts qui s’installent durablement et face auxquelles les entreprises sont souvent impuissantes, car aveugles.
Une seule solution : la visibilité par la digitalisation du contrôle des coûts du transport du fret.
La généralisation de l’usage des TMS, qui intègrent nativement le contrôle des factures de transport, a démontré la volonté pour les entreprises de saisir ce levier de la digitalisation pour optimiser le pilotage de la performance de leur transport.
Mais, dans un marché en constante évolution et face à la complexité inhérente à la facturation des transporteurs et à un volume de données toujours plus large et éclaté, les TMS demandent une expertise forte pour maîtriser la gestion des tarifs et calculer les montants contractuels, mettre en évidence les écarts de facturation, sans compter la gestion de l’émission des avoirs et leur recouvrement.
Difficile avec le seul TMS d’assurer l’exhaustivité parfaite du contrôle de leurs factures transport et à avoir une vision globale consolidée et claire de la dépense qui y est consacrée.
Valoriser pleinement les données en les rendant facilement exploitables.
Aujourd’hui, de nouveau services digitaux viennent dépasser les possibilités des TMS en capitalisant notamment sur l’analytique avancée (advanced analytics) des données issues du contrôle des factures de transport, en les traitant et en les datavisant sous la forme de tableaux de bord de contrôle des coûts.
Ces services de contrôle des coûts de transport et de facto d’aide à la décision, deviennent alors les meilleurs alliés des équipes transport en leur permettant de dépasser la complexité inhérente à l’exploitation des données pour les laisser se concentrer sur un point important : réduire les dépenses.
Comment mettre en place une solution de contrôle des factures transport ?
Le déploiement d’une solution de contrôle des factures transport commence par la collecte et le traitement de la donnée :
- Factures
- Grilles tarifaires
- Fichier des expéditions
- Ordres de transport
- Contrats
- Conditions d’application
- …
L’intégralité des données est collectée et centralisée au cœur d’un seul référentiel unique au sein duquel des équipes d’experts derrière la solution pourront les traiter. Suivant la maturité digitale de l’entreprise, cette collecte peut prendre plusieurs formes :
- Lorsque les données sont déjà digitalisées, un transfert via EDI (échange de données informatisé) peut être mis en place pour les acheminer automatiquement vers un espace centralisé qui constituera donc la base de travail des experts de la solution.
- Lorsqu’elles ne sont pas disponibles par ce biais (il s’agit alors souvent de fichiers Excel, PDF, texte, …), ils doivent manuellement les transformer afin qu’elles puissent être paramétrées.
Durant cette phase de paramétrage, elles sont nettoyées, normalisées et homogénéisées afin de constituer une base propre et fiable. C’est aussi lors de cette étape qu’elles sont validées : Les détails de chaque prestation de livraison, dans toutes ses spécificités, sont passés en revue en collaboration avec l’entreprise et ses transporteurs et sont paramétrés pour définir les règles de facturation précises qui vont régir le contrôle de la dépense transport.
C’est là que le contrôle des factures va jouer un rôle majeur en articulant les données entre elles pour identifier automatiquement les écarts entre les prestations facturées et celles qui ont été réellement effectuées, telles que le prévoyait le contrat.
À titre d’exemple, on peut citer le cas du doublon d’ordres de transport :
Lorsqu’un client passe deux commandes à la même enseigne dans un court intervalle de temps, deux ordres de transport différents seront émis et facturés par le transporteur. Le donneur d’ordre est donc facturé deux fois, pour une prestation de livraison vers la même destination, le même jour… La consolidation des livraisons va permettre de détecter ce genre d’incohérences et de régulariser rapidement ces situations qui pèsent sur la dépense.
Surcoûts, dépense totale, répartition par flux… L’ensemble de ses données peut être visualisé via un tableau de bord, accessible et clair, qui permet d’en extraire instantanément tous les enseignements clés.
Des bénéfices à tous les niveaux de l’entreprise.
Le premier bénéfice, qui se fait sentir très rapidement, se matérialise donc bien sûr sur le ROI, avec des économies qui atteignent en quelques mois jusqu’à 5% de la dépense transport.
Mais ce n’est pas tout. Les données, valorisées à travers la solution, vont autoriser de meilleures prises de décisions stratégiques jusqu’au plus haut niveau de la chaîne :
- Négociation contractuelle, appels d’offres, ingénierie des flux… Sur la base d’informations fiables et facilement accessibles, les directions d’entreprises peuvent profiter d’une vision claire et exhaustive des conditions du marché et réagir rapidement et de façon pertinente à ses évolutions.
- Au niveau managérial, la visualisation dynamique et adaptive des résultats (écarts par catégorie, recouvrement…), va permettre au quotidien un processus de contrôle exhaustif de la dépense et du respect des conditions tarifaires et contractuelles. En étant capable d’accéder facilement aux indicateurs clés de performance et de rentabilité, il est aussi bien plus aisé de valoriser les missions et la performance individuelle et collective au sein des équipes.
- À un niveau opérationnel, certaines solutions de contrôle des factures transport proposent des plateformes collaboratives dédiées à la récupération des avoirs. Intégrées aux solutions, elles sont accessibles à la fois du côté du chargeur, qui va remonter automatiquement les écarts de facturation identifiés, et du côté du transporteur, qui va pouvoir en valider le caractère injustifié et délivrer un avoir en réparation. En bénéficiant ainsi du même niveau d’information, chargeur et transporteurs voient leurs échanges grandement facilités.
Une vision consolidée de la dépense transport, accessible en un coup d’œil.
L’intérêt d’une solution de contrôle des factures réside dans ses outils de reporting et de visualisation. En un coup d’œil, l’ensemble des données est rendu accessible et intelligible, permettant à l’utilisateur d’avoir une vision globale consolidée et fiable de la dépense transport, et de repérer automatiquement toute anomalie de facturation.
Les équipes peuvent ainsi se consacrer à utiliser toutes ces données disponibles pour prioriser leurs plans d’amélioration et agir concrètement sur l’optimisation de la dépense.
En résumé, l’apport d’une solution de contrôle des factures transport se compte à la fois en termes de ROI, avec des économies rapides, réelles et durables, et en termes d’agilité opérationnelle et stratégique. En capitalisant sur les capacités étendues d’un tel outil, il devient facile d’explorer et de modéliser les données d’une entreprise afin d’agir concrètement sur l’optimisation de l’ensemble de l’activité transport, sur la base d’informations fiables et exploitables.
*Le freight audit & payment est le processus d’examen et de vérification de l’exactitude des factures de fret. L’expéditeur reçoit les factures de fret qui détaillent les frais encourus pour le transport des expéditions d’un endroit à un autre, comme convenu dans un contrat. L’objet du contrôle est de repérer les écarts entre le montant contractuel et le montant facturé, et de générer des avoirs auprès des transporteurs s’ils sont légitimes.
*Le cabinet Gartner définie l’analytique avancée comme l’examen autonome ou semi-autonome de données ou de contenu à l’aide de techniques et d’outils sophistiqués, au-delà de ceux de la veille économique (BI) traditionnelle, afin de découvrir des informations plus approfondies, de faire des prédictions ou de générer des recommandations. Les techniques analytiques avancées comprennent des techniques telles que l’exploration de données/de textes, l’apprentissage automatique, la comparaison de modèles, la prévision, la visualisation, l’analyse sémantique, l’analyse de sentiments, l’analyse de réseaux et de grappes, les statistiques multivariées, l’analyse de graphiques, la simulation, le traitement d’événements complexes et les réseaux neuronaux.
